“Trabajar en esta oficina es un problema, no hay quien se concentre. Pasan las horas y no saco el trabajo adelante. Me falta tiempo”.
Si lo piensas en frío 8 horas (que en teoría es lo que trabajamos) es una barbaridad de tiempo. Si pusiéramos sobre la mesa todo ese tiempo veríamos que hay de sobra para hacer nuestras tareas. Y mucho más. Así que, ¿dónde fallamos? Interrupciones, distracciones, mala utilización de los tiempos de trabajo, reuniones improductivas, malos hábitos digitales, pérdidas de tiempo online… La lista crece y crece.
El problema es que nos hemos hecho creer que toda la culpa la tiene nuestra oficina o nuestros compañeros. Nosotros poco o nada podemos hacer para mejorar nuestro rendimiento. Pues no, hay montones de gestos, trucos y técnicas que puedes poner en marcha para mejorar tu trabajo en la oficina (la mayoría valen para cualquier ocasión).
No leas el e-mail a primera hora Retrasa ese gesto 45 minutos y reserva ese privilegiado momento para concentrarte, hacer y terminar una de las dos o tres grandes tareas de tu día. Una tarea Clave.
Pon un Inbox físico en tu mesa Es un lugar donde irás poniendo todo el inevitable papeleo (informes, facturas…) que vas recibiendo o te dejan a lo largo del día. En lugar de abarrotar tu mesa lo arrinconas todo en esa caja o bandeja. Al final del día “procesas” y decides qué hacer con todo ese papeleo.
Herramientas de captura siempre a mano En cualquier momento va a surgir una idea, una tarea, un encargo, un contacto o algo que debes anotar. Si no utilizas una herramienta digital para capturar todo eso (tipo Evernote), ten siempre a mano un bloc de notas donde anotar rápidamente cualquier cosa. Siempre a mano pero a la vez escondido.
“Arrincona” las tareas manuales Destina los momentos de baja productividad o de mayor cansancio para las tareas manuales, mecánicas y monótonas. Procesar documentos, ordenar papeles, organizar carpetas y ficheros en tu ordenador, comprobar cifras… Hacer todo eso en tus horas de máxima productividad es un error.
Destina momentos para la actividad online Si en tu día tienes momentos fijos e inamovibles para tu actividad online (blogs, redes sociales…) es mucho más difícil que no sean una distracción. Ahora, si no hay un momento para todo eso entrarás y saldrás una y otra vez sin parar. Elige qué “ventana” del día es la mejor en función de tu carga de trabajo, energía y rendimiento. Por ejemplo: “la última media hora de la mañana me dedicaré a todo eso”.
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